Wystarczy prosta tablica Kanbanowa (Backlog, To do, In progress…), a może warto zacząć od celu, potrzeb klientów, przyjrzeć się temu, jak przebiega faktyczny przepływ pracy w zespole i stworzyć jego unikatową wizualizację? Już na początku ustalać twarde limity, czy wyjść od tego, jak jest aktualnie i stopniowo zmniejszać ilość otwartych zadań w zespole? Jak dobrać metryki tak, aby pomagały zespołowi usprawniać się w odniesieniu do realnych potrzeb klientów (wewnętrznych albo zewnętrznych)?
Podsumowanie
Jak zacząć pracę z Kanbanem? Na to pytanie odpowiedziała nam Iza Goździeniak, która na codzień pracuje w Allegro, a także dzieli się swoimi doświadczeniami na agile247.pl
Na początku Iza poruszyła tematu systemów Pull i Push, są to pojęcia które wywodzą się z Lean Manufacturing. Czym są i jakie są między nimi róznice? System Push polega na wytwarzaniu produktów, a następnie ich „wypychaniu” do kolejnego etapu, na przykład do klienta czy do magazynu. W systemie Push jedną z wad jest to, że produkuję się zapasy, które często są zbędne, co jest jedną ze start w rozumieniu Lean’owym. Jednym z przykładów systemu Push przynoszącego straty firmie jest napdrodukcja zapasów (np. w rolnictwie), które zanim dotrą do klienta ulegają zniszczeniu. Czym zatem jest system Pull i jak może nam pomóc? Produkcja w systemi Pull opiera się zoptymalizowaniu procesu wytwarzania produktu tylko w sytuacji gdy jest na ten produkt realne zapotrzebowanie. Takie podejście ma zmniejszyc koszty poprzez redukcje zapasów i produkowanie mniejszych partii a także przyczynić się do polepszenia jakości poprzez skrócenie czasu kontroli jakości. Oba systemy nie są wolne od wad, jednak to system Pull jest, tym który ma ich znacznie mniej i który z założenia daje większe korzyści.
Jak zatem można wdrożyć system Pull w swojej firmie? Z odpowiedzią przychodzi Kanban – gdzie z definicji jest to samoregulujące się narzędzie sterowania zapotrzebowaniem, gdzie klient poprzez swoje zamówienia nadaje tempo produkcji (w przeciwieństwie do systemu Push gdzie tworzymy plan produkcji). Kanban, z języka japońskiego, oznacza: bilboard, szyld, tablicę z informacją, która jest sygnałem od klienta oznaczającym zapotrzebowanie na produkt. To co jest kluczowe w użyciu Kanbana to odpowiednie nadanie limitów na „pracę w trakcie” dzięki czemu unikamy systemu Push produkując zapasy, a działamy w systemie Pull skupiając się na kończeniu rozpoczętych zadań i produkowaniu tylko tyle ile jest potrzebne. W ten sposób Kanban działający w systemie Pull tworzy taki przepłwy pracy, który jest optymalny dla danego procesu.
Jeśli myślisz o wdrożeniu Kanbana w swojej organizacji lub już go wdrożyłeś/aś możesz sprawdzić stopień dojrzałości swojego zespołu przy użyciu Radar Chartu zaproponowanego przez Pawła Brodzińskiego. Przy czym praktyka pokazuje, że warto zastanowić się nad odpowiednią kolejnością wdrażania:
W dalszej częsci Iza opowiedziała o przykładach wdrożenia Kanbana w zespołach, które wspierała. Różne zespoły, pracujące w różnych obszarach, z różną dojrzałością, wdrażały tablicę Kanbanową w kontekście osiągnięcia wspólnego celu. Oto najważniejsze kroki przez które przeszły zespoły:
- Wizualizacja, która wspiera cel (pokaż jak jest naprawdę!)
- Jasne zasady pracy w zespole
- Jasne zasady współpracy z klientami
- Daily! (niekoniecznie codziennie)
- Koncentracja na kończeniu zadań (limitowanie)
- Spotkania “Kaizenowe” (żeby usprawnić nasze metody pracy)
- Standard zadań – DoD oraz DoR
Jednak najważniejszym przesłaniem Izy było to by zastanowić się po co wdrożyć Kanbana. Co chcemy dzięki niemu osiągnąć? To mogą być problemy takie jak: zbyt duża liczba zadań, brak wiedzy na temat tego kto się czym zajmuje, czy brak świadomości tego ile czasu zespół poświęca na określone zadania. Wdrożenie Kanbana nie tylko pomaga je rozwiązać ale często odsłania głębsze problemy obecne w firmie, np: dług technologiczny, brak automatyzacji, niejasne zasady współpracy czy brak spójnych priorytetów.
Jak przy każdej zmianie, początki bywają trudne, dlatego zawsze powinniśmy mieć z tyłu głowy model zmiany wg. V. Satir i być wytrwałym szczególnie w tych ciężkich momentach:
Z przyjemnością podsumował Marcin Kowalski.
Slajdy z prezentacji: Jak zacząć pracę Kanbanem – Iza Goździeniak
